Budowanie współpracy pomiędzy działami w firmie.

Początek roku 2025 rozpocząłem od kilku ciekawych projektów szkoleniowych.  Jeden z moich klientów poprosił mnie o przeprowadzenie szkolenia dla pracowników dwóch różnych działów w organizacji, którzy na co dzień ze sobą współpracują. Niestety w tej współpracy dochodziło do napięć. W tym przypadku, były to nieporozumienia pomiędzy działem sprzedaży a jednym działów obsługujących operacyjnie zamówienia.  Całą ta sytuacja przypomniała mi moje doświadczenia z pracy w firmach finansowych, gdzie dochodziło do napięć pomiędzy działem sprzedaży a działem ryzyka, działem infolinii a działem obsługi klienta, sprzedażą a działem obsługi klienta, pomiędzy pracownikami różnych działów a informatykami. Pewnie mógłby wymienić jeszcze sporo przykładów. Wszystkie te sytuację mają jedne wspólny mianownik. Pomimo, że pracujemy w jednej firmie, to na co dzień tak mocno się skupiamy na swoich jednostkowych przypadkach, swoich celach, że zapominamy o szerszej perspektywie. Adekwatnym wydaje się być tu użycie pojęcia „silosów organizacyjnych”. Silos to system, który dzieli pracowników – zwykle według działów, w których pracują. Prowadzi to do powstania barier utrudniających komunikację i współpracę zespołów, a także zmniejsza wydajność pracy i zaburza przepływ informacji. Jak poradzić sobie z taką sytuacją?

Etap pierwszy – poznanie się

W moim przekonaniu, każda próba zbudowania jakiegoś porozumienia, ustalenia zasad działania, wypracowania sposobu komunikacji, będzie nieskuteczna, dopóki wcześniej nie dojdzie do wzajemnego zrozumienia całej sytuacji.

Co może pomóc w takim zrozumieniu?

Pracę z takimi zespołami zaczynam od zaproszenia ich do wzajemnego poznania się. Nie chodzi tu tylko o to, kto jak ma na imię, czy w jakim dziale pracuje. Chodzi o to, aby ludzie poznali się bliżej np. przez wspólne działanie w warunkach pozabiznesowych. Przyjrzeli się, jakimi są osobami, jak reagują na sytuację, trudności czy problemy. Na tym etapie pomocne może być profilowanie behawioralne.  Ja wykorzystują do tego metodologie FRIS. Pokazuję uczestnikom spotkania, że czasem nasze zachowania mogą wynikać z tego, że jesteśmy różni a nie z tego, że mamy złe intencje.

Etap drugi – zrozumienie

Drugim etapem wspólnej pracy jest zwykle poproszenie uczestników o dokładne opisanie jak wygląda ich typowy dzień. Czym się zajmują? Jakie działania ich pochłaniają? Tą część spotkania zwykle kończymy na spisaniu, celów działu, głównych zadań, największych wyzwań i KPI. Niemal zawsze, kiedy robię takie ćwiczenia pojawiają się komentarze w stylu: „nie miałem pojęcia”, „jestem zaskoczony, że tym też się zajmujecie”, „to dlatego czasem trudno się do Was dodzwonić”. Jeżeli chcemy coś zmienić poprawić we wzajemnej współpracy to przede wszystkim powinniśmy wiedzieć jak jest. Nie ma innej drogi, żeby się tego dowiedzieć jak słuchanie siebie ze zrozumieniem. Warto to zrobić poza codziennym kontekstem pracy.

Etap trzeci – wspólny cel

Kiedy pracownikom różnych działów uda się poznać siebie, zrozumieć swoją sytuację przychodzi czas na trzeci etap pracy – nazywanie wspólnego celu do jakiego dążą. Bez uświadomienia sobie, że ponad celami naszych działów, jest inny wyższy wspólny cel w firmy, o który chcemy zadbać, nie da się polepszyć wzajemnej współpracy.   

Lepsza znajomość siebie, celów działów ale też celu firmy, pozwala przejść do uświadomienia sobie i zakomunikowania swoich potrzeb względem innych. To jeden z kluczowych elementów, mających wpływ na poprawę wzajemnej współpracy.  Tu zwykle zadaje działom i uczestnikom pytania: czego potrzebują mniej, czego potrzebują więcej od siebie, aby wzajemnie współpraca mogła się lepiej układać? Spisujemy te potrzeby, wnioski i rozmawiamy, na ile i w jakim zakresie, możemy sobie wzajemnie pomóc. To początek do powstania action planu, który powinien być efektem takiego spotkania.

Etap czwarty – Action plan

Action plan to deklaracja co, jak i kiedy będziemy robić inaczej i kto będzie za to odpowiedzialny.

Moje doświadczenia w pracy z zespołami przekonują mnie, że to właściwy kierunek, by współpraca pomiędzy różnymi działami w organizacji mogła układać się lepiej.

Czasem menadżerowie mogą spróbować taką prace, jaką opisałem wyżej, wykonać samodzielnie. W wielu przypadka pożądane jest skorzystanie z pomocy zewnętrznej, w postaci trenera, coacha czy konsultanta.

Powodzenia!