W ostatnim tygodniu prowadziłem szkolenia z „Zarządzania zmianą” w ramach większego projektu
szkoleniowego prowadzonego przez firmę Nowe Motywacje Sp. z o.o. dla NFZ

Jak zarządzać zmianą w organizacji, zespole?

Niezarządzona zmiana to chaos wśród pracowników, opór, duży poziom emocji, opóźnienie czy wręcz zatrzymanie planowanej zmiany

Kilka podpowiedzi z mojej strony:


✅ Przygotuj się do zmiany

Możesz to zrobić poprzez np. zaproszenie pracowników do rozmowy zanim jeszcze dojdzie do zmiany. Dobrym pomysłem jest też przeprowadzenie, wraz z  pracownikami, wspólnej diagnozy problemów w obszarze, który ma ulec zmianie. Zaangażowanie pracowników na tak wczesnym etapie, pozwolenie być im współautorami zmiany, pomoże nam uniknąć oporu, dostrzec potrzebę zmiany i jej pilność.

✅ Przeprowadzaj zmiany etapami

Nie dokonuj rewolucji ale wybierz drogę ewolucji. Jeżeli zmiana dotyczy np. zmiany systemu komputerowego – pozwól korzystać z nowego i starego przez jakiś czas.  Etapowe podejście do zmiany, pozwala pracownikom na oswojenie się z nią Nie wszyscy w taki sam sposób podchodzą do zmiany, więc jest też możliwy transfer wiedzy i doświadczeń w samym środowisku

✅ Komunikuj

Dokładnie przedstaw co i w jaki sposób ulegnie zmianie, kogo ta zmiana obejmie, jaki jest stan docelowy po zmianie, na jaki rodzaj wsparcia i od kogo mogą liczyć pracownicy. Przedstawiając konkretny plan zmiany dajesz ludziom „mapę”, która pozwala się im odnaleźć w nowej rzeczywistości. Pozwól na zadawanie pytań, rozwiewaj wątpliwości. Niech Twoja komunikacja, kontakt, będzie stały podczas całego procesu zmiany

✅ Pamiętaj o autonomii

Zapewnij pracownikom tak dużo autonomii w przeprowadzaniu zmiany, jak to tylko możliwe. Pozwól na próbowanie, popełnianie błędów, uczenie się i poszukiwanie najlepszej drogi. Zbyt dyrektywne podejście do zmiany jest zabójcze dla zaangażowania i kreatywności

✅ Wykorzystaj PDCA

Stworzyłeś plan zmiany? (P – plan) Ok, teraz wprowadź go w życie (D – do). Niech pracownicy zaczną działać, a ty się przyglądaj a następnie wspólnie sprawdźcie, jak przebiega proces (C – check). Wyciągnij wnioski, co idzie dobrze a co wymaga poprawy. Poprawiajcie natychmiast wprowadzając zmiany w życie (A – action)

✅ Dostrzegaj emocje

Każda zmiana wywołuje emocje wśród pracowników. Może to by ekscytacja i radość, jednak często bywa też, lęk i strach. Emocje cechują się dużą intensywnością ale też zmiennością. Pozwól na ich nazywanie i wyrażanie. Pracownicy potrzebują czasu, żeby „ułożyć się” w nowej rzeczywistości

✅ Domknij zmianę

Kiedy zmiana powoli staje się nowa rzeczywistością, to dobry moment aby podsumować to, co się wydarzyło. Jak wyglądał przebieg zmiany, poszczególne jej etapy. To właściwy moment, aby wzmocnić nową rzeczywistość poprzez standaryzowanie jej (opisane procesy, procedury). Pamiętaj o podziękowaniach😊

Powodzenia!